DESKRIPSI
Perpustakaan berasal dari kata “pustaka”. Menurut kamus umum Bahasa Indonesia karangan WJ. Purwadarminta, kata pustaka artinya buku, sedangkan perpustakaan artinya kumpulan buku (bacaan dsb). Perpustakaan dalam Bahasa Inggris disebut “library” berasal dari bahasa romawi yaitu “librarium” yang terdiri dari kata liber artinya buku sedangkan armarium artinya lemari. Jadi dilihat dari kata asalnya, berarti lemari di mana di dalamnya terdapat buku - buku.
Perpustakaan adalah suatu wadah atau tempat di mana di dalamnya terdapat bahan yang disusun menurut sistem tertentu untuk masyarakat membacanya guna meningkatkan mutu kehidupannya.
Sistem pelayanan perpustakaan dapat dibedakan ke dalam dua cara yaitu sistem pelayanan terbuka dan sistem pelayanan tertutup. Pada sistem pelayanan terbuka pengguna dapat masuk ke ruang penyimpanan koleksi, sehingga dapat mencari dan menemukan sendiri bahan pustaka yang ditempatkan di dalam rak. Sedangkan pada sistem pelayanan tertutup pengguna harus meminta bantuan pustakawan untuk mencari bahan pustaka yang diperlukan.
SISTEMATIS
Untuk dapat melaksanakan pelayanan dengan baik pada kedua macam sistem pelayanan perpustakaan tersebut diperlukan beberapa syarat, yaitu:
1. Koleksi harus disusun secara sistematis
- Koleksi buku atau brosur dan leaflet disusun menurut nomer panggilnya.
- Koleksi majalah menurut bidang subjek luas, yang di dalamnya disusun menurut abjad judul majalahnya.
- Koleksi rujukan menurut jenis publikasinya, yang berbentuk buku disusun menurut nomer panggil dan yang berupa majalah disusun menurut abjad judul, namun disimpan di dalam ruang koleksi rujukan. Ruang koleksi rujukan seyogyanya dekat dengan ruang baca perpustakaan, agar pengguna dapat menggunakan bahan rujukan sewaktu ia memerlukan.
2. Alat temu kembali koleksi pustaka harus lengkap :
- Katalog buku/brosur/leaflet. Harus dapat ditelusur dari berbagai titik telusur, yaitu dari nama pengarang, judul, lembaga penerbit, maupun subjek.
- Katalog majalah, katalog ini penting untuk menunjukkan judul-judul majalah yang dimiliki perpustakaan. Selain informasi mengenai judul diperlukan juga data tentang volume, nomor, dan tahun terbitnya agar pengguna dapat memastikan apakah ia akan menggunakan koleksi majalah perpustakaan tersebut atau harus mencari di perpustakaan lain yang memiliki volume/nomor tertentu.
- Indeks artikel majalah dan monograf analitik. Indeks tersebut biasanya memuat judul-judul artikel yang dikutip dari majalah dan buku/monograf semacam prosiding, risalah, dan lain-lain yang isinya terdiri atas artikel/karya tulis. Indeks majalah/monograf analitik ada juga yang dilengkapi dengan abstrak, anotasi atau ringkasan karya tulis.
3. Pendaftaran
- Pendaftaran biasa dilakukan di awal, di mana harus mengisi sebuah form dan identitas diri sesuai kartu identitas. Lalu menginputkan kode pin untuk kondisi unik. Biasanya untuk peminjaman pertama, dapat dilakukan dengan meninggalkan kartu identitas sebelum kartu anggota jadi.
- Membayar uang administrasi untuk biaya penggantian pembuatan kartu anggota.
- Data anggota disimpan di database digital maupun manual. Digital disini berupa data yang disimpan ke dalam komputer. Lalu data manual merupakan data yang dicatat di buku secara tulis tangan.
4. Peminjaman
- Setelah konsumen mendapatkan buku yang diinginkan maka selanjutnya dapat ke bagian administrasi untuk melakukan peminjaman
- Pihak administrsi melakukan pengecekan data anggota di database. Lalu dicocokkan dengan kartu anggota yg dibawa oleh anggota dan pin yang dimasukkan oleh peminjam
Penyusunan dokumen/literatur secara sistematik di rak sebenarnya sudah memudahkan pustakawan/pengguna mencari dokumen. Pengguna yang memerlukan suatu subjek tertentu bila menemukan satu koleksi pustaka mengenai subjek tersebut akan dapat pula menemukan judul koleksi pustaka lain dalam kelompok subjek tersebut, karena letak koleksi pustaka bersubjek sama selalu ditempatkan saling berdekatan.
STAFF
Pustakawan adalah anggota staf berkualifikasi profesional yang bertanggung jawab atas perencanaan dan pengelolaan sebuah perpustakaan, sedapat mungkin dibantu staf yang cukup, bekerja sama dengan semua anggota komunitas, dan berhubungan dengan perpustakaan umum lainnya.
Peran pustakawan bervariasi tergantung pada kondisi saat ini. Di dalam konteks khusus, ada ranah umum pengetahuan yang penting jika pustakawan mengembangkan dan mengoperasikan jasa perpustakaan yang efektif yaitu mencakup sumber daya, manajemen perpustakaan dan informasi serta pengajaran. Di dalam lingkungan jaringan yang makin berkembang, pustakawan harus kompeten dalam perencanaan dan pengajaran keterampilan menangani informasi yang berbeda-beda bagi konsumen dan penerbit. Dengan demikian, pustakawan harus melanjutkan pengembangan dan pelatihan profesionalnya.
STRUKTUR ORGANISASI
PROBLEM AND SOLUTION
- Peminjam ingin meminjam sebuah buku, namun buku yang akan dipinjam tidak ada di dalam stok buku tersedia.
- solusi : Dilakukan pencatatan atas buku yang ingin dipinjam namun belum ada pada stok. Dan daftar ini dapat dijadikan bahan untuk referensi jika penambahan stok buku dilakukan.
- Ada peminjam yang akan meminjam buku yang sedang dipinjam oleh peminjam lainnya.
- solusi : Pencatatan peminjaman harus ke dalam database yang baik dan dapat dilakukan waiting list atau daftar tunggu untuk buku yang sedang dipinjam. Dan jika buku dikembalikan, dapat diberitahu kepada peminjam yang berikutnya.
- Buku yang sudah dikembalikan ada yang statusnya masih tercatat dipinjam.
- solusi : Pencatatan daftar peminjaman dan pengembalian buku harus segera di-update secara otomatis pada saat pengembalian terjadi.
- Buku dipinjam terlalu lama atau tidak pernah dikembalikan oleh peminjamnya.
- solusi : Daftar peminjam dicatat secara baik beserta dengan data identitas lainnya. Jika akan meminjam, identitas diperiksa dan jika dalam waktu tertentu buku tidak dikembalikan, maka peminjam dapat dihubungi.
- Seorang peminjam ingin meminjam suatu buku, buku tersedia dan ada di perpustakaan, namun belum dimasukkan dalam catalog buku.
- solusi : System harus dibuat agar tidak dapat memasukkan buku yang belum tercatat dalam catalog.
- Buku ada di dalam catalog perpustakaan, tetapi tidak dapat ditemukan bukunya.
- solusi : Setiap pencatatan untuk catalog harus diperiksa ulang ada atau tidaknya buku tersebut.
- Kondisi buku ketika akan dipinjam atau dikembalikan rusak, halaman tidak lengkap, atau lainnya.
- solusi : Jika buku rusak ketika akan dipinjam, maka harus diberi keterangan jelas pada saat pencatatan peminjaman bahwa buku dipinjam dalam keadaan rusak. Dan kemudian pada saat pengembalian harus dilakukan pengecekan ulang terhadap kondisi buku.
- Peminjam ingin meminjam suatu buku, namun tidak dapat datang langsung ke perpustakaan.
- solusi : Disediakan jasa untuk pinjam-antar secara online baik melalui telephone atau website khusus dengan biaya tambahan untuk pengantaran.
- Seorang peminjam yang sudah terdaftar lama sebagai anggota, pada suatu waktu ingin meminjam banyak buku sekaligus, melebihi batasan yang ditentukan.
- solusi : Karena ada batas pinjam untuk mengurangi demand yang banyak maka jika ingin meminjam melebihi batas kuota peminjaman dikenakan biaya tambahan yang cukup besar agar peminjam dapat memikir dua kali untuk meminjam melebihi batas peminjaman.
- Seorang peminjam ingin mencari sebuah buku. Namun peminjam tidak tahu pasti judul buku yang ingin dipinjamnya, hanya mengetahui topik dan isi yang diinginkan dari buku.
- solusi : Buku harus dikelompokkan secara jelas dengan pencarian catalog yang mudah. Sehingga untuk peminjam yang seperti ini, dapat diberikan pilihan atau opsi yang jelas dari daftar buku yang tersedia dan mungkin sesuai dengan yang diinginkannya.
- Petugas tidak mengerti system. Petugas perpustakaan yang masih baru tidak dapat melayani peminjam buku dengan baik sebab system belum dipahami dengan baik.
- solusi : Untuk petugas baru, harus diberikan pelatihan terlebih dahulu untuk pengenalan terhadap system atau dapat juga dilakukan pekerjaan percobaan di mana petugas baru diwajibkan untuk bekerja ditemani petugas yang lebih senior.
- Untuk anggota perpustakaan yang ingin membaca buku di tempat, terkadang hanya membaca saja, dan tidak mengembalikan buku ke posisi yang benar, sesuai catalog dan penempatannya.
- solusi : Diperlukan adanya petugas yang mengawasi dalam peletakan buku kembali dan apabila diperlukan, peletakan buku kembali pada tempatnya harus dilakukan oleh petugas tersendiri.
- Jika pada suatu waktu beberapa peminjam ingin meminjam buku secara bersamaan, waktu pelayanan menjadi lama, sebab data harus diinputkan satu per satu.
- solusi : Diperlukan adanya pelayanan secara bersamaan. Pencatatan peminjaman dilakukan secara otomatis oleh beberapa petugas sekaligus. Setiap petugas dapat mengakses data peminjaman yang sama pada saat yang bersamaan, sehingga proses pencatatan dapat dipercepat.
- Peminjam yang akan membayar tidak bisa membayar dengan tunai, namun meminta dengan kartu ATM.
- solusi : Bisa dengan menambahkan sistem pembayaran dengan debit atau disediakan ATM.
- Bila ada buku yang hilang namun tidak dalam keadaan dipinjam, kasus bisa terjadi ada yang mencuri pada saat membaca.
- solusi : Diberi keterangan untuk membaca, diharap menitipkan jaket dan tas. Dan juga dengan menambah kamera keamanan bila diperlukan
TABLE EXTERNAL ENTITY
CONTEKS DIAGRAM
DOCUMENT FLOW DIAGRAM
DFD LEVEL 1
FUNGSIONAL DEKOMPOSISI
DFD LEVEL 2
ENTITAS
CONTOH DATA
Hubungan Antar Entitas - Supplier Menambah Daftar Buku
- Pegawai Menambah Transaksi Peminjaman
- Anggota Meminjam Buku
Tidak ada komentar:
Posting Komentar